ถ้าหากจะพูดว่า “ทะเบียนรายชื่อเอกสารใช้งาน” หลายคนอาจจะยังไม่คุ้นเคย แต่หากพูดว่า “รายชื่อแฟ้มเอกสาร” อย่างหลังน่าจะคุ้นเคยมากกว่า
ทุกๆ ปีการศึกษา สำนักงานเลขานุการ จะมีหน้าที่ในการสำรวจแฟ้มเอกสารของศูนย์บรรณสารสนเทศ ที่มีจัดเก็บอยู่ที่สำนักงานเลขานุการ และแผนกอื่นๆ ว่ามีชื่อแฟ้มเอกสารอะไรบ้าง ระยะเวลาของเอกสารภายในแฟ้ม เพื่อจัดทำเป็น “ทะเบียนรายชื่อเอกสารใช้งาน” ของศูนย์บรรณสารสนเทศ ส่งไปให้กับกองกลาง เป็นประจำทุกปี
การจัดเก็บเอกสารของศูนย์บรรณสารฯ มีลักษณะเหมือนให้สำนักงานเลขานุการเป็นศูนย์กลางในการจัดเก็บ ควบคุม ดูแล และให้รหัสแฟ้มเอกสารกับทุกแผนก และให้ทุกแผนกนำแฟ้มเอกสารมาจัดเก็บไว้ที่สำนักงานเลขานุการ ยกเว้นบางกรณีที่บางแผนกอาจมีความจำเป็นในการใช้งานแฟ้มเอกสารนั้นบ่อยๆ แฟ้มเอกสารนั้น อาจจะอยู่กับทั้งสำนักงานเลขานุการและอยู่ที่แผนกอื่น
ตัวอย่างเช่น แฟ้มเอกสารรหัส 11.2.1 ตรวจสอบพันธะ (ระยะเวลาเอกสาร 2558-2561)
– 11.2.1 ตรวจสอบพันธะ (ระยะเวลาเอกสาร 2558-2560) เก็บไว้ที่สำนักงานเลขานุการ
– 11.2.1 ตรวจสอบพันธะ (ระยะเวลาเอกสาร 2561) เก็บไว้ที่แผนกบริการสารสนเทศ
จากตัวอย่างการจัดเก็บ จะเห็นว่าเมื่อครบปีการศึกษา 2561 แผนกบริการสารสนเทศจะต้องนำแฟ้มเอกสารตรวจสอบพันธะ ไปจัดเก็บไว้ที่สำนักงานเลขานุการ และจะเปิดแฟ้มตรวจสอบพันธะ ปี 2562 ขึ้นใหม่ ส่วนสำนักงานเลขานุการก็จะทำการส่งรายชื่อแฟ้มตรวจสอบพันธะ ปี 2558 ไปให้กับกองกลาง เพื่อนัดวันมาจัดเก็บเพื่อส่งทำลาย เป็นแบบนี้เป็นประจำทุกปี
การจัดทำทะเบียนรายชื่อเอกสารใช้งานของศูนย์บรรณสารสนเทศ จัดทำตามประกาศของมหาวิทยาลัยฯ ที่กำหนดให้ทุกหน่วยงานจัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบเดียวกัน โดยประกาศเมื่อวันที่ 21 มิถุนายน พ.ศ. 2542 (ประกาศมหาวิทยาลัยฯ ที่ 81/2542 เรื่อง หมวดจัดเก็บเอกสารของมหาวิทยาลัย) และเมื่อมีการเพิ่มหมวดเอกสาร ก็ได้มีประกาศอีกครั้งเมื่อวันที่ 15 พฤศจิกายน พ.ศ. 2543 (ประกาศมหาวิทยาลัยฯ ที่ 157/2543)
ประกาศมหาวิทยาลัยฯ ทั้ง 2 ฉบับ กำหนดให้ทุกหน่วยงานจัดเก็บเอกสารเป็นระบบภายใต้ 14 หมวดหลัก 77 หมวดรอง ซึ่งศูนย์บรรณสารฯ ก็ได้ดำเนินการอย่างต่อเนื่อง และในปีการศึกษา 2561 สำนักงานเลขานุการก็ได้ทำการสำรวจเอกสาร และจัดทำทะเบียนรายชื่อเอกสารใช้งานของศูนย์บรรณสารฯ ส่งให้กับกองกลางแล้ว เมื่อวันที่ 30 ตุลาคม พ.ศ. 2561 โดยมีรายละเอียดของแฟ้มเอกสารทั้งหมด ดังนี้
ทั้งนี้ แผนกใดในศูนย์บรรณสารสนเทศ ยังไม่มีแฟ้มเอกสารของแผนกในทะเบียนรายชื่อเอกสาร จะได้มีการประสานงานเพื่อจัดเข้าระบบ เพื่อเป็นการสนับสนุนการทำงานของทุกแผนกให้มีความสะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น
