เนื่องจากศูนย์บรรณสารสนสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ (มฉก.) มีภารกิจในด้านการบริหารจัดการ และดำเนินการงานหอจดหมายเหตุ โดยศาสตราจารย์เกียรติคุณ นายแพทย์ เกษม วัฒนชัย อธิการบดีในสมัยนั้น เห็นความสำคัญของการมีหอจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัย จึงได้เริ่มโครงการจัดตั้งเมื่อปี พ.ศ. 2540 และทำพิธีเปิดหอจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัยอย่างเป็นทางการ เมื่อวันที่ 25 พฤษภาคม พ.ศ. 2543 และดำเนินการรวบรวมเอกสารจดหมายเหตุของมหาวิทยาลัย จัดเก็บรักษา และให้บริการอย่างต่อเนื่อง และด้วยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี หอจดหมายเหตุ มฉก. จึงมีแผนการในการจัดเก็บในรูปแบบดิจิทัล และเพื่อให้สามารถจัดเก็บและเข้าถึงได้มากขึ้นและสะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น จึงได้เริ่มศึกษาแนวทางในการปฏิบัติงานและระบบต่างๆ เพื่อจะสามารถนำมาประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับบริบทของมหาวิทยาลัย และมีการดำเนินการที่เป็นมาตรฐานสากล โดยการศึกษาดูงานการจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุของหน่วยงานต่างๆ ที่เป็นยอมรับ และมีความเชี่ยวชาญ เพื่อจะได้รับความรู้ ประสบกรณ์ และบทเรียนในการปฏิบัติงานต่างๆ ได้แก่ ศูนย์มานุษยวิทยาสิรินธร (องค์การมหาชน) เพื่อขอศึกษาดูงานในเรื่องการใช้มาตรฐานการลงรายการเอกสารจดหมายเหตุ ISAD (G) รวมทั้งประสบการณ์การใช้โปรแกรม ICA-Atom ในการจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุ และ ภาควิชาบรรณารักษศาสตร์ คณะอักษรศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย เพื่อขอศึกษาดูงานการใช้โปรแกรม Omeka ในการจัดการฐานข้อมูลคลังภาพ อักษรศาสตรบรมราชกุมารี คลังดิจิทัล
จากการศึกษาดูงานการจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุมานุษยวิทยา ศูนย์มานุษยวิทยาสิรินธร (องค์การมหาชน) นั้น การจัดทำฐานข้อมูลจดหมายเหตุมานุษยวิทยา (Anthropological Archives) พัฒนาขึ้นในปี พ.ศ. 2550 เพื่อจัดหาและรวบรวมบันทึกภาคสนามของนักวิจัยและนักวิชาการที่ศึกษาสังคมและวัฒนธรรมไทย และจากโครงการวิจัยทางวัฒนธรรมอีกจำนวนมากที่ดำเนินการโดยนักวิชาการแขนงอื่นๆ นักวิชาการอิสระ นักการศึกษา เจ้าของวัฒนธรรม และปราชญ์ท้องถิ่น ซึ่งมีบันทึกในรูปของสื่อที่หลากหลาย บันทึกภาคสนามที่ได้รับการรวบรวมและจัดเก็บในคลังข้อมูลจดหมายเหตุฯ ได้แก่ บัตรบันทึก สมุดบันทึก ภาพถ่าย แผนที่ สไลด์ แถบบันทึกภาพ แถบบันทึกเสียง ปัญหาในการจัดทำ คือ ขาดบริบทในการอธิบายเอกสาร ไม่สามารถสะท้อนบริบทของการเกิดข้อมูลของเจ้าของเอกสารได้ และไม่สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลได้ จึงต้องมีระบบที่เป็นมาตรฐาน
ศูนย์มานุษยวิทยาสิรินธรฯ จึงวางแผนในการการจัดการฐานข้อมูลจดหมายเหตุมานุษยวิทยา โดยใช้มาตรฐานการให้ข้อมูลจดหมายเหตุตามระบบ ISAD (G) หรือ General International Standard Archival Description ซึ่งได้รับการยอมรับจากสมาคมจดหมายเหตุสากล (The International Council on Archives (ICA/CIA)) โดยมีการจัดเรียงและให้ข้อมูลจดหมายเหตุ เริ่มจากชุดเอกสารที่เป็นกลุ่มใหญ่ที่สุดคือ ระดับ Collection (ชุดเอกสาร) ช่วงชั้นเพิ่มเติมที่ตามมาคือ ระดับ series (กลุ่ม) sub-series (กลุ่มย่อย) file (แฟ้ม) sub-file (แฟ้มย่อย) แยะ item (ชิ้นเอกสาร) โดยได้อธิบายธรรมชาติของเอกสารทางมานุษยวิทยาที่จัดเก็บมีลักษณะของข้อมูลและความเชื่อมโยงกันเป็นอย่างไร การใส่เมทาดาทา รวมทั้งมีการเพิ่มองค์ประกอบเพิ่มเติมจาก ISAD (G) คือ Access point เพื่อให้มีการเข้าถึงเอกสารและเอื้อต่อการสืบค้นมากขึ้น และแบ่งออกเป็นองค์ประกอบย่อย 3 องค์ประกอบ ได้แก่ Subject access points (การระบุหัวเรื่อง) specific access points (การระบุชื่อเฉพาะ) และ keywords (การระบุคำสำคัญ) และได้เพิ่มองค์ประกอบย่อย 1 องค์ประกอบ คือ Repository (สถานที่ องค์กร หรือสถาบัน ที่ดูแลและจัดเก็บเอกสาร) และมีการเพิ่มองค์ประกอบย่อยในองค์ประกอบหลักที่ว่าด้วยเรื่อง Conditions of access and use area อีก 3 องค์ประกอบ คือ Creative Commons License (CC) คือ สัญญาอนุญาตหรือครีเอทีฟคอมมอนส์ Cultural protocol คือ ระเบียบปฏิบัติทางวัฒนธรรม และ Traditional Knowledge License (TK) คือ ข้อกำหนดการใช้ข้อมูลที่เป็นความรู้ทางวัฒนธรรม พร้อมทั้งให้ดู Template ของระบบในการกรอกข้อมูลในแต่ละ elements
ในการจัดทำฐานข้อมูลดังกล่าว มีการพัฒนาศัพท์สัมพันธ์หรืออรรถาภิธานศัพท์วัฒนธรรมขึ้นมาใช้เพื่อให้มีการกำหนดคำหรือหัวเรื่อง เป็นไปทิศทางเดียวกันและมีมาตรฐานการใช้คำแบบเดียวกัน โดยใช้หลักการของ OCM Subjects (Outline of Cultural Materials Subjects)
จากการพัฒนาฐานข้อมูลดังกล่าว ในระยะแรกเริ่มนั้น ได้พัฒนาโดยใช้โปรแกรม ICA-AtoM ซึ่งเป็น Open source software แต่เมื่อทดลองทำไปได้ระยะหนึ่งจะมีปัญหาเรื่องการรองรับภาษาไทย และมีการพัฒนาเพิ่มเติมขึ้นหลายส่วนจากเดิม จึงได้มีการเขียนโปรแกรมเองขึ้นมาใหม่ที่สามารถทำงานกับภาษาไทยได้ แต่การทำงานโดยทั่วไปมีฟังก์ชั่นอิงการทำงานแบบ ICA-AtoM ซึ่งได้ใช้ระบบนี้มาจนถึงทุกวันนี้เป็นเวลา 8 ปี และก็ยังจะมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง รวมทั้งได้ใช้ EAD (Encoded Archival Description) ของ Library of Congress มาเป็นตัว cross-walk เพื่อใช้ในการแลกเปลี่ยนข้อมูลอีกด้วย
ในส่วนของสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูล เนื่องจากอาจจะมี cultural protocol จึงต้องมีกำหนดการเข้าถึงข้อมูล โดยให้ชุมชนเข้ามาพิจารณาว่า ข้อมูลประเภทใด กลุ่มใดสามารถเข้าใช้ได้ เช่น ใช้ได้เฉพาะกลุ่มผู้ชายหรือกลุ่มผู้หญิง เท่านั้น ทางศูนย์มานุษยวิทยาสิรินธรฯ จึงได้มีการประยุกต์โดยกำหนดสิทธิ์ในการใช้ข้อมูลที่เป็นความรู้ทางวัฒนธรรม (TK หมายถึง Traditional Knowledge License) เช่น TK A-NC หมายถึง สามารถนำข้อมูลไปใช้เพื่องานศึกษาวิจัยหรือเผยแพร่ต่อสาธารณะเท่านั้น ไม่ได้รับอนุญาตให้นำข้อมูลไปใช้เชิงพาณิชย์ และควรอ้างอิงถึงที่มาของข้อมูลนี้ให้ชัดเจนในรูปแบบลายลักษณ์อักษรว่าเป็นภูมิปัญญาของชุมชนใด
ศูนย์มานุษยวิทยาสิรินธรฯ ได้เผยแพร่เอกสารประกอบ เรื่อง คู่มือปฏิบัติงานฐานข้อมูลจดหมายเหตุนักมานุษยวิทยา ไว้ที่ http://www.sac.or.th/databases/anthroarchive/aboutus/handbook_det.php
คู่มือ ISAD (G) ไว้ที่ http://www.sac.or.th/databases/anthroarchive/aboutus/ISAD_det.php
เว็บไซต์ฐานข้อมูลจดหมายเหตุมานุษยวิทยา
ตัวอย่างการจัดลำดับชั้นของเอกสารและการลงเมทาดาทา
ในภาคบ่ายเป็นการศึกษาดูงานการจัดการฐานข้อมูลคลังภาพ อักษรศาสตรบรมราชกุมารี คลังดิจิทัล โดย อาจารย์ ดร. ทรงพันธ์ เจิมประยงค์ และทีมนักวิจัย ได้ร่วมให้ข้อมูลถึงที่มาของอักษรศาสตรบรมราชกุมารี คลังดิจิทัล โดยเป็นโครงการวิจัยเรื่อง การจัดการคลังภาพดิจิทัล “อักษรศาสตรบรมราชกุมารี” ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งในกิจกรรมเฉลิมฉลองของคณะอักษรศาสตร์ในวโรกาสอันเป็นมหามงคลนี้ โดยภาควิชาบรรณารักษศาสตร์ จะจัดหา จัดเก็บ และให้บริการสืบค้นพระฉายาลักษณ์สมเด็จพระเทพรัตนราชสุดาฯ สยามบรมราชกุมารี ที่เกี่ยวกับคณะอักษรศาสตร์อย่างเป็นระบบตามมาตรฐานสากล ในรูปแบบดิจิทัล ซึ่งจะเป็นคลังทรัพยากรสารนิเทศที่ผู้สนใจสามารถเข้าถึงและมีส่วนร่วมในการให้ข้อมูลเกี่ยวกับพระฉายาลักษณ์ (metadata) ได้อย่างสะดวกรวดเร็วผ่านเว็บ และได้รับข้อมูลที่ถูกต้องครบถ้วนตามหลักบรรณารักษศาสตร์และสารนิเทศศาสตร์ ก่อนที่จะออกมาเป็นคลังภาพดิจิทัล “อักษรศาสตรบรมราชกุมารี” ได้นั้น คณะผู้วิจัย ได้ศึกษาดูงานจากหลายแห่ง เช่น ThaiPBS ศูนย์พัฒนาสื่อ นวัตกรรม และเทคโนโลยี สำนักงานวิทยทรัพยากร จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย Bangkok Post เป็นต้น เพื่อสั่งสมองค์ความรู้ในเรื่อง มัลติมีเดีย รูปภาพ
การจัดทำคลังภาพดิจิทัล “อักษรศาสตรบรมราชกุมารี” ดังกล่าว ทางทีมงานได้ใช้โปรแกรม Omeka ซึ่งเป็น Open Source ในการพัฒนาเป็นคลังภาพ มีการปรับในส่วนของ back end มาก เช่น ปรับ Theme ทำ wild frame และออกแบบ มีการจำลองการจัดการภาพมาจาก flickr โดยเอารูปภาพมานำเสนอก่อน เพื่อสนใจแล้วจึงคลิกเข้าไปดูเนื้อหา มีการบริหารในจัดการเรื่องเซิร์ฟเวอร์ ไว้ที่ต่างประเทศ เนื่องจากทางคณะอักษรศาสตร์ ไม่สามารถรองรับโปรแกรม ImageMagick ในการจัดการรูปภาพที่มีหลายๆ ขนาดได้ นอกจากนี้ยังมีการทำแผนที่ของรูปภาพ การทำ Timeline ตาม Collection เป็นต้น
ในส่วนของการจัดการรูปภาพนั้น เริ่มตั้งแต่การรวบรวมภาพ การวิเคราะห์ภาพว่า บุคคลที่อยู่ในภาพนั้นเป็นใครบ้าง ซึ่งเป็นเนื้อหาที่ค่อนข้างยากในการติดตามและระบุให้ได้ว่าเป็นใคร กิจกรรม และสถานที่ในภาพนั้นอยู่ในบริเวณของจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย โดยภาพทั้งหมดนั้น มีการแบ่งเป็นคอลเลกชันตามพระราชกรณียกิจในขณะที่ทรงศึกษาที่คณะอักษรศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย และในฐานะที่ทรงเป็นศิษย์เก่า ประกอบด้วย กิจกรรมน้องใหม่ ชมรมดนตรีไทย การศึกษาระดับปริญญาบัณฑิต งานพระราชทานปริญญาบัตร ปี 2520 งานรับพระราชทานปริญญาบัตร ปี 2524 งานเลี้ยงรุ่นอักษรศาสตร์บัณฑิต 41 จุฬาฯ วิชาการ การศึกษาระดับมหาบัณฑิต พิธีเปิดศูนย์ศิลปการละครสดใส พันธุมโกมล วันคล้ายวันสถาปนาคณะ ซึ่งเป็นลักษณะที่เป็น series ตั้งแต่ปี 2546-2558 การลงรายการภาพใช้มาตรฐาน Dublin Core
การระบุชื่อบุคคลในภาพ ทำออกมาในลักษณะที่เป็น Tag cloud กล่าวคือ บุคคลใดที่มีการปรากฏหรือกล่าวชื่อมาก จะแสดงผลเป็นตัวใหญ่ การระบุชื่อบุคคลในภาพนี้ ทางทีมวิจัย มีความระมัดในการกำหนดชื่อ โดยมีการใส่ราชทินนาม ยศถาบรรดาศักดิ์ การระบุนามสกุลเดิมไว้ กรณีที่มีการเปลี่ยนนามสกุล เพื่อใช้สามารถระลึกได้ว่าเป็นบุคคลใด หรือแม้แต่การเปลี่ยนชื่อ ทำให้สามารถที่จะเข้าถึงชื่อบุคคลต่างๆ ได้อย่างถูกต้อง มีการใช้สีเพื่อให้เห็นความแตกต่างชื่อแต่ละชื่อ
คลังภาพนี้ ยังคงดำเนินการ มีการประชาสัมพันธ์ให้มีการส่งรูปภาพเข้ามาอย่างต่อเนื่อง รวมทั้ง ผลจากการพิจารณาภาพแต่ละภาพมาจากความทรงจำที่เป็น oral history ของผู้ที่เกี่ยวข้องหรือผู้ที่เป็นบุคคลในภาพ ติดตามได้ที่เว็บไซต์ http://princessmcs.org/
เว็บไซต์ อักษรศาสตรบรมราชกุมารี คลังดิจิทัล
ชื่อจากบุคคลในภาพในลักษณะที่เป็น Tag Cloud
