ในปัจจุบันเรามักจะใช้โปรแกรม Microsoft Office Word ในการจัดทำเอกสารที่อยู่ในรูปแบบของการให้ข้อมูล และเมื่อเราต้องการทำเอกสารนั้นให้อยู่ในรูปแบบเดิม หรือรักษาคุณสมบัติของเอกสารนั้นไว้ ไม่ว่าจะเป็นรูปภาพ การจัดหน้ากระดาษ และฟอนต์ จะต้องทำการ Export ไฟล์เอกสารให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ PDF ซึ่งเป็นไฟล์ที่มีขนาดเล็ก และสามารถเปิดได้กับทุกอุปกรณ์

หากเราต้องนำไฟล์เอกสารในรูปแบบ PDF ไปเผยแพร่ทางอินเตอร์เน็ต หรือต้องการแชร์ให้ผู้อื่น เราสามารถกำหนดขอบเขตการใช้เอกสารได้โดยการใส่ metadata ให้ไฟล์ PDF เพื่อป้องกับการคัดลอกข้อความ หรือรูปภาพได้โดยง่าย ทำให้ผู้อ่านสามารถเปิดอ่านได้เพียงอย่างเดียว

นอกจากนี้ เอกสารที่ใส่ Metadata และถูกใช้เผยแพร่ลงอินเตอร์เน็ต จะสามารถถูกค้นด้วย Google หรือ Web Search Engine ได้  Search Engine จะหาไฟล์เอกสารเจอได้ จากการใส่ Keywords โดยระบุเป็นคำๆ และคั่นด้วยเครื่องหมาย comma ( , ) ประโยชน์ของ Search Engine คือ เอกสารของเราจะถูกค้นหามากขึ้นจากผู้ใช้ทั่วโลก ที่ค้นหาคำสำคัญ หรือ Keywords ตรงกันกับ Keywords ที่เราใส่ไว้ใน metadata ค่ะ

มีวิธีการดังนี้

1.เปิดไฟล์ PDF ที่ต้องการใส่ metadata คลิก file เลือก Properties (Ctrl+D)

2.พิมพ์รายละเอียดต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลในเอกสาร ลงในช่อง Description

3.คลิก Additional Metadata เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของขอมูลอีกครั้ง แล้วกด OK

4. คลิก Security > Security Method เลือก Password Security

5. คลิกเครื่องหมายถูกช่อง Restrict editing of the document. A password will be required in order to change these permission settings. ช่อง Printing Allowed เลือก High Resolution > ใส่รหัส > OK

6. ยืนยันรหัสผ่าน > OK > Save

***เอกสารตัวอย่าง เป็นเอกสารที่ใส่ metadata จริง งานหอจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ