การวางบิล เป็นเอกสารที่ทางมหาวิทยาลัยออกเพื่อให้กับทางร้านค้าในการจัดซื้อหนังสือ และทรัพยากรสารสนเทศประเภทต่าง ๆ เพื่อให้ร้านค้าทราบถึงจำนวนเงินที่จะได้รับ และใช้เป็นเอกสารสำหรับการชำระเงิน
ปัญหาที่มักพบบ่อยในการแยกเอกสารวางบิล คือ ความผิดพลาดของการออกเอกสารของทางร้านค้า เช่น การกรอกรายละเอียดต่าง ๆ ไม่ครบถ้วน ไม่ตรงตามใบเสนอราคา ไม่มีสำเนาของใบเสนอราคาและใบส่งของเพียงพอสำหรับใช้เก็บเป็นหลักฐาน ทำให้ทางศูนย์บรรณสารสนเทศต้องสูญเสียเงินในการถ่ายเอกสาร รวมไปถึงปัญหาการลืมส่งเอกสาร ส่งผลให้ร้านค้าได้รับเงินล่าช้า
ผู้เขียน มีหน้าที่ในการแยกเอกสารวางบิลส่งให้กับทางกองคลัง โดยจะได้รับเอกสารทั้งหมดมาจากเจ้าหน้าที่จัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศ โดยจะจดรายละเอียดลงในสมุดใบสั่งซื้อ/สั่งจ้าง และลงเลขที่ ใบสั่งซื้อ/สั่งจ้างลงในสมุดสถิติเอกสารวางบิล เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการปฏิบัติงานต่อไป
สมุดสถิติเอกสารวางบิล
สมุดใบสั่งซื้อสั่งจ้าง
ขั้นตอนการแยกเอกสารวางบิลแบ่งออกเป็น 2 ส่วน มีขั้นตอนการเรียงลำดับเอกสาร ดังนี้
| ส่งให้กับกองคลังเพื่อวางบิลให้กับทางร้านค้า |
เก็บหลักฐานไว้ที่ศูนย์บรรณสารสนเทศ |
| 1.แบบขออนุมัติจัดซื้อตำราและทรัพยากรการเรียนรู้ (ต้นฉบับ) |
1.แบบขออนุมัติจัดซื้อตำราและทรัพยากรการเรียนรู้ (สำเนา) |
| 2.ใบขอเบิกงบประมาณ (ต้นฉบับ) |
2.ใบขอเบิกงบประมาณ (สำเนา) |
| 3.ใบเสนอราคาของร้านค้า (ต้นฉบับ) |
3.ใบเสนอราคาของร้านค้า (สำเนา) |
| 4.ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้ของร้านค้า (ต้นฉบับ) |
4.ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้ของร้านค้า (สำเนา) |
| 5.ใบสั่งซื้อ/สั่งจ้างของศูนย์บรรณสารสนเทศ (ต้นฉบับ) |
5.ใบสั่งซื้อ/สั่งจ้างของศูนย์บรรณสารสนเทศ (สำเนา) |
| 6. ใบตรวจรับพัสดุ/ตรวจรับการจ้าง
ของศูนย์บรรณสารสนเทศ (ต้นฉบับ) |
6. ใบตรวจรับพัสดุ/ตรวจรับการจ้าง
ของศูนย์บรรณสารสนเทศ (สำเนา) |
|
7. เอกสารอื่น ๆ
|
