แผนกบริการสารสนเทศ ศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ทำหน้าที่ในการให้บริการต่างๆ เพื่อสนับสนุนการเรียนการสอน การศึกษา ค้นคว้า ของมหาวิทยาลัย ภารกิจส่วนที่สำคัญที่สุดของการบริการ คือ การให้บริการยืม-คืน ทรัพยากรสารสนเทศ โดยครอบคลุมการให้ยืมและคืนทรัพยากรสารสนเทศ ซึ่งเมื่อมีการยืมก็มักจะมีเหตุการณ์ที่ผู้ใช้บริการทำหนังสือหาย งานบริการยืม-คืน ทรัพยากรสารสนเทศ ซึ่งให้บริการอยู่ที่ ชั้น 1 จึงมีหน้าที่ในการรับแจ้งหนังสือหาย และดำเนินการต่างๆ โดยมีข้อปฏิบัติ ดังนี้
1. สมาชิกที่ยืมหนังสืออกจากศูนย์บรรณสารสนเทศ เมื่อทำหนังสือหายต้องแจ้งกับเจ้าหน้าที่ ที่เคาน์เตอร์บริการยืม-คืนทรัพยากรสารสนเทศ ชั้น 1 ทันที เพื่อดำเนินการหยุดค่าปรับรายวัน ถ้าแจ้งหายหลังวันกำหนดส่ง สมาชิกต้องเสียค่าปรับเกินกำหนด วันละ 5 บาท/เล่ม หรือชำระค่าปรับสูงสุดไม่เกิน 300 บาท/เล่ม
2. กรอกแบบฟอร์มการแจ้งหนังสือหาย โดยให้สมาชิกหาซื้อหนังสือที่ทำหายมาทดแทนภายใน 14 วัน นับตั้งแต่วันที่มาแจ้งหายไว้ และสมาชิกต้องเสียค่าธรรมเนียมในการดำเนินการแจ้งหนังสือหาย จำนวน 50 บาท/เล่ม
3. หากสมาชิกไม่สามารถหาซื้อหนังสือตามชื่อเรื่องที่ทำหายมาทดแทนได้ ให้ซื้อหนังสือที่อยู่ในสาขาวิชาเดียวกัน หรือหนังสือที่มีเนื้อหาใกล้เคียงกันมาทดแทน ทั้งนี้ราคาหนังสือต้องไม่ต่ำกว่าเล่มที่สมาชิกแจ้งหายไว้ และต้องเป็นฉบับพิมพ์ปีล่าสุด
4. หากเลยกำหนด 14 วัน หลังจากแจ้งหนังสือหายไว้แล้ว สมาชิกไม่มาติดต่อ หรือไม่นำหนังสือมาทดแทนต้องเสียค่าปรับอีก วันละ 5 บาท/เล่ม จนกว่าจะหาหนังสือมาทดแทนได้
เมื่อผู้ใช้มาแจ้งหนังสือหาย ผู้ให้บริการมีวิธีการดำเนินการโดยแบ่งออกเป็น 2 กรณี ได้แก่
- การแจ้งหายกรณีขอหยุดค่าปรับไว้ก่อน
- การแจ้งหายกรณีสมาชิกซื้อหนังสือมาทดแทนเลย
การแจ้งหายกรณีขอหยุดค่าปรับไว้ก่อน
ขั้นตอนการปฏิบัติ
1. เจ้าหน้าที่เข้ารหัสสมาชิกเพื่อดูรายการหนังสือที่ต้องการแจ้งหาย
2. ให้สมาชิกกรอกรายละเอียดของหนังสือที่ต้องการแจ้งหายในแบบฟอร์มแจ้งหนังสือหาย ซึ่งมี 3 ส่วนดังนี้
- ส่วนที่ 1 สีชมพู สำหรับแผนกบริการสารสนเทศ
แบบฟอร์มีสีชมพู
- ส่วนที่ 2 สีเหลือง สำหรับแผนกจัดหาและวิเคราะห์ทรัพยากร
แบบฟอร์มสีเหลือง
- ส่วนที่ 3 สีฟ้า สำหรับนักศึกษา
แบบฟอร์มสีฟ้า
- เจ้าหน้าที่ผู้รับแจ้งหายเก็บค่าธรรมเนียมในการดำเนินการแจ้งหาย จำนวน 50 บาท/เล่มและออกใบเสร็จรับเงินนอกระบบให้กับสมาชิก
- ถ้าสมาชิกแจ้งหายหลังวันกำหนดส่ง เจ้าหน้าที่ดำเนินการเก็บค่าปรับรายวัน จำนวน 5 บาท/วัน/เล่ม โดยเก็บค่าปรับสุงสุดไม่เกิน 300 บาท และออกใบเสร็จรับเงินนอกระบบให้กับสมาชิกเช่นกัน
- เจ้าหน้าที่ผู้รับแจ้งหายเซ็นชื่อในแบบฟอร์มแล้วส่งเอกสารส่วนที่ 3 สีฟ้า ให้สมาชิกเก็บไว้เป็นหลักฐานในการแจ้งหาย
- กำหนดระยะเวลาในการหาซื้อหนังสือมาชดใช้ ภายใน 14 วัน นับจากวันที่แจ้งหายไว้ หากไม่สามารถหาหนังสือมาทดแทนได้ทันตามกำหนด สมาชิกต้องจ่ายค่าปรับล่าช้าอีกวันละ 5 บาท/เล่ม จนกว่าจะหาหนังสือมาทดแทนได้
- เจ้าหน้าที่ทำรายการที่หน้าจอ Activity เลือกรายการหนังสือที่สมาชิกแจ้งหาย คลิก Dispute เพื่อหยุดค่าปรับไว้ก่อน
- คลิกที่ Card Format คลิก Edit แล้ว Add Tag 500 เพื่อโน้ต “แจ้งหนังสือหายไว้ จำนวน…..เล่ม” วัน/เดือน/ปี ที่รับแจ้ง เสร็จขั้นตอนการแจ้งหนังสือหาย
การแจ้งหายกรณีสมาชิกซื้อหนังสือมาทดแทนเลย
ขั้นตอนการปฏิบัติ
1. เข้ารหัสสมาชิกเพื่อดูรายการหนังสือที่ต้องการแจ้งหาย
2. คลิกที่ Chek Out หรือดับเบิ้ลคลิกที่รายการหนังสือ
3. ให้สมาชิกกรอกรายละเอียดของหนังสือลงในแบบฟอร์มแจ้งหนังสือหาย
4. ลากแถบแสงคลุมรายชื่อหนังสื่อที่สมาชิกแจ้งหาย คลิก Disputed
5. คลิกที่ Disputed หรือดับเบิ้ลคลิกที่รายการหนังสือ ลากแถบแสงคลุมรายชื่อหนังสือที่สมาชิก แจ้งหาย จากนั้นคลิก Reinstate เป็นการคืนหนังสือให้กลับมาอยู่ในสถานะปกติก่อน
6. คลิก Activity ลากแถบแสงคลุมรายชื่อหนังสือที่สมาชิกแจ้งหายคลิก Check In
7. หน้าจอจะปรากฏค่าปรับสุงสุด จำนวน 300 บาท/เล่ม
8. ดับเบิ้ลคลิกที่ Overdue คลิก Payment เพื่อทำการเคลียค่าปรับ จากนั้นคลิก OK
9. ตรวจสอบหน้า Account อีกครั้งเพื่อดูว่าได้เคลียร์ค่าปรับในระบบเรียบร้อยแล้ว ออกใบเสร็จรับเงินในระบบ จำนวน 600 บาท (2 เล่ม) และออกใบเสร็จรับเงินนอกระบบสำหรับค่าดำเนินการแจ้งหาย จำนวน 100 บาท (2 เล่ม) ให้กับสมาชิก
10. เจ้าหน้าที่ลงรายการหนังสือที่สมาชิกซื้อมาทดแทนในแบบฟอร์มแจ้งหาย แล้วเซ็นชื่อผู้ดำเนินการ/วัน/เดือน/ปี
11. นำแบบฟอร์มส่วนที่ 2 ของแผนกจัดหาฯ แนบกับหนังสือที่สมาชิกซื้อมาทดแทน ส่งไปยังบรรณารักษ์ที่รับผิดชอบการแจ้งหนังสือหายเพื่อดำเนินการต่อไป
12. แบบฟอร์มส่วนที่ 1 ของแผนกบริการฯจะเก็บเข้าแฟ้มประวัติการแจ้งหายที่ดำเนินการเรียบร้อยแล้ว
