ตามที่ผู้เขียนได้รับมอบหมาย ให้จัดทำรายงานค่าถ่ายเอกสารประจำเดือน ของศูนย์บรรณสารสนเทศ นั้น ผู้เขียนได้ลำดับขั้นตอนการทำ ดังรายละเอียด

1.ทำบันทึกถึง กองแผนและพัฒนา (ในภาพเป็นการรายงานผลของเดือนมิถุนายน 2563) เพื่อส่งรายงานค่าถ่ายเอกสาร  เพื่อตัดงบประมาณต่อไป

ภาพที่ 1 บันทึกการรายงานค่าถ่ายเอกสาร

2. บันทึกที่มีไปถึงนั้นจะประกอบด้วย ตารางรายงานค่าถ่ายเอกสาร

รูปภาพที่ 2 ตารางรายงานค่าถ่ายเอกสาร

ประกอบด้วยข้อมูลต่าง ๆ ดังนี้ 

หมายเลข 1  ใส่เดือน พ.ศ. ที่ทำรายงาน

หมายเลข 2  ใส่เดือน และตัวเลข ยอดยกมาของเดือนก่อนทำรายงาน

หมายเลข 3 ใส่รายละเอียด ว.ด.ป. ชื่อ-นามสกุล ชื่อเอกสาร จำนวนแผ่น (ใส่ตามแผนกของบุคลากรที่ใส่ชื่อถ่ายเอกสารไว้)

หมายเลข 4 ใส่เดือน พ.ศ. ที่ทำรายงาน

หมายเลข 5 เมื่อใส่ค่าในหมายเลขที่ 3 แล้ว โปรแกรม Excel จะคำนวณค่าถ่ายเอกสารให้เองโดยอัตโนมัติ  เนื่องจากได้กำหนดสูตรต่างๆ ไว้เรียบร้อยแล้ว

ตามกรอบสีแดงในช่องหมายเลข 5

หมายเลข 6 ใส่รายละเอียด ว.ด.ป. ที่ทำรายงาน และใส่จำนวนกระดาษที่ใช้ไปตามเครื่องหมายวงกลมสีแดง

หมายเลข 7 เมื่อใส่ค่าในหมายเลขที่ 3 แล้ว โปรแกรม Excel จะคำนวณค่าถ่ายเอกสารให้เองโดยอัตโนมัติ  เนื่องจากได้กำหนดสูตรต่างๆ ไว้เรียบร้อยแล้ว

ตามวงกลมสีส้มในช่องหมายเลข 7

3. รายงานการถ่ายเอกสาร ได้แก่ ข้อมูลประเภท จุดที่ใช้บริการถ่ายเอกสาร ขนาดกระดาษ จำนวนเงิน

รูปภาพที่ 3 รายงานการถ่ายเอกสารศูนย์บรรณสารสนเทศ

โดยลงรายละเอียดดังนี้

หมายเลข 1  ใส่เดือน พ.ศ. ที่ทำรายงาน

หมายเลข 2  ใส่จำนวนรวมของกระดาษที่ถ่ายเอกสาร (แผ่น)

หมายเลข 3  เมื่อใส่ค่าในหมายเลขที่ 2 แล้ว โปรแกรม Excel จะคำนวณค่าถ่ายเอกสารให้เองโดยอัตโนมัติ  เนื่องจากได้กำหนดสูตรต่างๆ ไว้เรียบร้อยแล้ว  ตามวงกลมสีส้มในช่องหมายเลข 7