ผู้เขียนมีหน้าที่ตรวจสอบคุณภาพ  ความถูกต้องและความคมชัดของไฟล์ภาพเอกสารหนังสือพิมพ์จีน (ภาษาจีน) โดยไฟล์ดิจิทัลดังกล่าว จะมีการนำเข้าสู่ฐานข้อมูลหนังสือพิมพ์จีน ที่ศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ เพื่อเตรียมไว้ให้บริการสืบค้นและเป็นแหล่งข้อมูลอ้างอิงในงานวิจัยต่างๆ โดยมีขั้นตอน ดังนี้

1.เปิดโปรแกรม KeyIn Dialog ดังภาพ

2.ใส่รหัสข้อมูลและรหัสผ่านเพื่อทำเข้าสู่กระบวนการตรวจเอกสารดังกล่าว

3.เมื่อเข้าสู่ระบบตรวจสอบไฟล์เอกสารเรียบร้อยแล้ว จะปรากฏภาพหน้าจอขึ้น ซึ่งจะขออธิบายขั้นตอนตามหัวข้อหมายเลข ดังนี้

1. ) เริ่มทำการตรวจสอบความถูกต้องและความคมชัดของไฟล์ดิจิทัล สามารถเลื่อนดูภาพหนังสือพิมพ์จีนได้ทีละหน้า โดยเลือก ทางด้านหน้าคี่ (left page) หรือหน้าคู่ (right page) ขณะนี้กำลังตรวจสอบหน้าคี่หรือด้านซ้ายมือ( left page)
2.  ) แสดงตัวเล่มของชื่อไฟล์ดิจิทัลที่กำลังทำการตรวจสอบ
3. ) แสดงรายชื่อหนังสือพิมพ์จีนว่าเล่มนี้ชื่ออะไร ? ให้เราเลื่อนเม้าท์ไปเลือกชื่อหนังสือพิมพ์ให้ตรงกับเล่มนั้นๆ
4. ) ใส่หมายเลขหน้า วัน เดือน  ปี ของหนังสือพิมพ์จีนให้ตรงตามเอกสารดังกล่าว
5. ) ขั้นตอนแสดงผลของการตรวจคุณภาพของไฟล์ (Quality Control : QC) ว่ามีความเหมาะสมหรือไม่ ซึ่งจะมีปุ่มให้ยอมรับ (Approve) หรือไม่ยอมรับ (Reject) หากไม่ยอมรับคุณภาพของไฟล์ให้กด Reject แล้วใส่ข้อแนะนำเพื่อนำไฟล์ไปปรับแก้มาให้ตรวจสอบอีกครั้งหนึ่ง และถ้าหากว่าไฟล์ดิจิทัลนั้น ได้คุณภาพความคมชัดมีมาตรฐาน ให้ทำการบันทึกความเรียบร้อยและสมบูรณ์ต่อไปจนเสร็จสิ้นกระบวนการตรวจสอบ
6. ) เป็นการลงบันทึก ซึ่งแสดงขั้นตอนสุดท้ายในกระบวนการตรวจสอบคุณภาพของไฟล์นั้นๆ ซึ่งถือได้ว่าเสร็จสิ้นกระบวนการตรวจสอบคุณภาพเสร็จสมบูรณ์แล้ว