ศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ มีภารกิจที่จะต้องบริหารจัดการ การจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศ
เข้าห้องสมุดให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ รองรับกับคณะวิชาที่เปิดสอนในมหาวิทยาลัยโดยที่คณาจารย์และนักศึกษามี
ส่วนร่วมในการพิจารณาหรือคัดเลือกหนังสือ การสั่งซื้อหนังสือบางครั้งจำเป็นต้องมีการยืมเงินทดรองจ่ายหรือเงินสดย่อย
เพื่อนำไปจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศ

กรณียืมเงินทดรองจ่ายหรือเงินสดย่อยเพื่อนำไปจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศจากภายนอกสถานที่ มีขั้นตอนดังนี้
1. ทำใบขออนุมัติจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศซึ่งใบขออนุมัติ ประกอบด้วย

1.1 ใบขอเบิกงบประมาณ (ซึ่งเอกสารนี้สามารถขอแบบฟอร์มได้จากกองแผนและพัฒนา

ใบขอเบิกงบประมาร

หมายเลข 1 ใส่เลขที่ออกของหน่วยงาน พร้อมวันที่ออก
หมายเลข 2 ใส่ปีงบประมาณการศึกษา
หมายเลข 3 ใส่ชื่อหน่วยงานที่ขอเบิกงบประมาณ
หมายเลข 4  ใส่รายการเรื่องที่ต้องการขออนุมัติ
หมายเลข 5  ลงนามผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารสนเทศ

1.2 ใบขออนุมัติ

ใบขออนุมัติจัดซื้อตำราและ ทรัพยากรการเรียนรู้

หมายเลข 1  ใส่เลขที่ออกของหน่วยงาน พร้อมวันที่ออก
หมายเลข 2  ใส่เลขที่ใบเสนอราคา
หมายเลข 3  ใส่เครื่องหมายถูกด้านหน้าทรัพยากรที่ต้องการจัดซื้อ
หมายเลข 4  ลงชื่อผู้ขออนุมัติ และชื่อหัวหน้าแผนกจัดหาฯ
หมายเลข 5  ลงนามชื่อผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารสนเทศ

1.3 ใบเสนอราคา หรือใบรายการทรัพยากรสารสนเทศ ที่ต้องการจัดซื้อ

2. ส่งเรื่องไปยังกองแผนและพัฒนาเพื่อตัดงบประมาณ แล้วนำส่งรองอธิการบดี เพื่อพิจารณา

3. รองอธิการบดีพิจารณาแล้ว นำส่งเรื่องต่อ อธิการบดี เพื่อลงนามอนุมัติ

4. เมื่อเรื่องอนุมุติส่งกลับยังศูนย์บรรณสารสนเทศ จึงทำการเขียนแบบฟอร์มใบยืมเงินเพื่อส่งไปยังกองคลัง

ใบยืมเงินทดรองจ่าย หรือใบยืมเงินสดย่อย (ขึ้นอยู่กับจำนวนเงินที่ขออนุมัติ)

– การยืมเงินสดย่อย คือ การยืมเงินยอดเงินตั้งแต่ 1-999 บาท

ใบยืมเงินทดรองจ่าย(เงินสดย่อย)

หมายเลข 1  ใส่ชื่อผู้อำนวยการ ตำแหน่ง และรหัสพนักงาน ใส่ชื่อหน่วยงาน
เบอร์โทรติดต่อ และจำนวนเงินที่ต้องการยืม และจุดประสงค์ในการใช้เงิน
หมายเลข 2  ระบุวันที่ ที่ต้องการใช้เงิน การกำหนดวันที่ ต้องระบุวันที่ หลังการเซ็นลงนามผู้ยืมเงิน
และสิ้นสุดวันที่ ต้องเป็นวันที่ภายใน 30 วัน ที่ยืมเงิน
หมายเลข 3  กำหนดส่งวันที่ ต้องเป็นวันที่เดียวกับด้านบนที่ลงสิ้นสุดวันที่
หมายเลข 4  ใ่ส่ชื่อผู้รับผิดชอบในการรับเงินสดย่อย
หมายเลข 5   ลงนามผู้อำนวยการ

– การยืมเงินยืมทดรองจ่าย คือ การยืมเงินยอดเงินตั้งแต่ 1,000 บาทขึ้นไป

ใบยืมเงินทดรองจ่าย

หมายเลข 1  ใส่ชื่อผู้อำนวยการ ตำแหน่ง และรหัสพนักงาน ใส่ชื่อหน่วยงาน
เบอร์โทรติดต่อ และจำนวนเงินที่ต้องการยืม และจุดประสงค์ในการใช้เงิน
หมายเลข 2  ระบุวันที่ ที่ต้องการใช้เงิน การกำหนดวันที่ ต้องระบุวันที่ หลังการเซ็นลงนามผู้ยืมเงิน
และสิ้นสุดวันที่ ต้องเป็นวันที่ภายใน 30 วัน ที่ยืมเงิน
หมายเลข 3  กำหนดส่งวันที่ ต้องเป็นวันที่เดียวกับด้านบนที่ลงสิ้นสุดวันที่
หมายเลข 4  ใ่ส่ชื่อบัญชีของศูนย์บรรณสารสนเทศ และเลขที่บัญชี
หมายเลข 5   ลงนามผู้อำนวยการ

เมื่อเราทำการจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศเรียบร้อย นำใบเสร็จการจัดซื้อรวบรวมเพื่อเคลียร์เงินยืมโดยลงรายละเอียดตามแบบฟอร์ม

ใบขอเบิกเงินสดย่อย

วิธีการส่งคืนเงินสดย่อย ลงรายละเอียดตามแบบฟอร์มดังนี้

หมายเลข 1  เขียนที่ให้เขียนคำว่ามหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ
หมายเลข 2  เขียนชื่อและตำแหน่งผู้อำนวยการและตำแหน่ง
หมายเลข 3  เขียนค่าทรัพยากรสารสนเทศ จำนวน กี่รายการก็ใส่ลงไป  พร้อมจำนวนเงินที่ใช้จริง
หมายเลช 4  ลงนามผู้อำนวยการศูนยบรรณสารสนเทศ
หมายเลข 5   ใส่ชื่อผู้ดำเนินการขออนุมัติ

ใบส่งคืนเงินยืมทดรองจ่าย

วิธีการส่งคืนเงินยืมทดรองจ่าย ลงรายละเอียดตามแบบฟอร์มดังนี้

หมายเลข 1   ใส่ชื่อผู้อำนวยการ ตำแหน่ง รหัสพนักงาน  หน่วยงานและเบอร์โทรติดต่อ
หมายเลข 2   ใส่เลขที่ใบยืม ที่กองคลังกำหนดมาให้ และใส่ค่าทรัพยากรสารสนเทศ พร้อมจำนวนใบเสร็จรับเงิน
หมายเลข 3  ใส่ชื่อผู้ส่งคืนเงิน

เมื่อดำเนินการทุกขั้นตอนเรียบร้อยแล้ว ศูนย์บรรณสารสนเทศ ก็จะนำหนังสือไปลงทำรายการในระบบห้องสมุด และให้บริการผู้ใช้บริการต่อไป