สิ่งพิมพ์ มฉก. คือสิ่งพิมพ์ที่ผลิตโดยหน่วยงานของมหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ เช่น รายงานเอกสารการอบรม เอกสารประกอบการประชุม หลักสูตร หรือรายงานกิจกรรมต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัย เป็นต้น
เนื่องจากสิ่งพิมพ์ มฉก. ในศูนย์บรรณสารสนเทศ ให้บริการอยู่ที่ชั้นทั่วไปมีจำนวนมาก มากทั้งในจำนวนชื่อเรื่อง และจำนวนฉบับ และในปัจจุบัน มีเนื้อหาที่ไม่สอดคล้องกับการใช้ ทำให้ต้องพิจารณาทบทวนการจัดเก็บสิ่งพิมพ์ มฉก. อีกครั้ง โดยรวบรวมตั้งแต่ปีพิมพ์เริ่มต้น – ปัจจุบัน จัดเก็บเพียงจำนวน 1 ฉบับ ไว้ในหอจดหมายเหตุ เพื่อให้เป็นหลักฐานว่ามหาวิทยาลัยเคยมีการผลิตสิ่งพิมพ์ชื่อใดบ้าง ส่วนบางรายชื่อที่มีจำนวนมากเกินไป มีการพิจารณาจำหน่ายออกบ้าง ที่มีการให้บริการที่ชั้นทั่วไปพิจารณาจำนวนฉบับตามความเหมาะสมกับการใช้ ดังนั้น สิ่งพิมพ์ มฉก. ที่มีการจัดเก็บไว้หอจดหมายเหตุ จึงต้องมีการกำหนด Collection ไว้ในระบบ เพื่อให้ทราบว่า สามารถขอใช้บริการได้ที่หอจดหมายเหตุ ซึ่งหอจดหมายเหตุ มีระบบการจัดเก็บในลักษณะของจดหมายเหตุ และให้บริการเป็นชั้นปิด
ผู้เขียนได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบปรับเปลี่ยน Collection สิ่งพิมพ์ มฉก. ที่จัดเก็บไว้ในหอจดหมายเหตุ โดยมีหลักการปฎิบัติ คือ
1. สืบค้นรายการสิ่งพิมพ์ที่ต้องการจะปรับเปลี่ยนในฐานข้อมูลระบบ WorldShare Management Services (WMS) (ดังรูป)
![](https://lib-km.hcu.ac.th/wp-content/uploads/2020/01/Arc-1-1024x638.png)
2. ในส่วนของ LBD (ส่วนที่ 2) จะต้องแก้ไข จากเดิมที่มีการวิเคราะห์หมวดหมู่ใน 590 จะต้องปรับเปลี่ยนมาใช้ Tag. 592 โดยกำหนดคำว่า Arc. ซึ่งย่อมาจากคำว่า Archive หมายถึง จดหมายเหตุ เพื่อต้องการแจ้งให้ทราบว่า อยู่ที่หอจดหมายเหตุ (ดังรูป)
![](https://lib-km.hcu.ac.th/wp-content/uploads/2020/01/Arc-2-1024x693.png)
ต้องปรับเปลี่ยนมาใช้ Tag. 592 โดยกำหนดคำว่า Arc.
![](https://lib-km.hcu.ac.th/wp-content/uploads/2020/01/Arc-3-1024x706.png)
3. ในส่วนของ LHRs (ส่วนที่ 3) จะต้องปรับเปลี่ยนแก้ไข 582 ในส่วน Call Number ให้เป็น Arc. และในส่วน Shelving Location ให้เป็น HCU Archives (ดังรูป)
![](https://lib-km.hcu.ac.th/wp-content/uploads/2020/01/Arc-5-1024x698.png)
4. เมื่อปรับเปลี่ยนเรียบร้อยแล้ว รายการที่สมบูรณ์ก็จะปรากฏ ดังรูป )
![](https://lib-km.hcu.ac.th/wp-content/uploads/2020/01/Arc-6-1024x704.png)
5. เมื่อผู้ใช้สืบค้น ผลการแสดงหน้าจอจะปรากฏ ดังรูป
![](https://lib-km.hcu.ac.th/wp-content/uploads/2020/01/Arc-8-300x208.png)