ศูนย์บรรณสารสนเทศ จัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ หรือ Knowledge Sharing เพื่อตอบโจยท์ยุทธศาสตร์มหาวิทยาลัย ข้อที่ 6 บริหารจัดการมหาวิทยาลัยและสิ่งแวดล้อมอย่างมีประสิทธิภาพ พอเพียง ตามหลักธรรมาภิบาล ในมาตรการ ข้อที่ 2.5 สนับสนุนส่งเสริมให้ทุกหน่วยงานมีการดำเนินการจัดการความรู้ (KM) เพื่อมุ่งสู่องค์กรแห่งการเรียนรู้ (LO)
ดังนั้น คณะกรรมการจัดการความรู้ศูนย์บรรณสารสนเทศ จึงมติเห็นว่า บุคลากรในหลายแผนกไม่มีความรู้ หรือความชำนาญในการเขียนโครงการ ซึ่งเป็นเรื่องจำเป็น ควรเรียนรู้ไว้ และจำเป็นที่จะต้องเขียนโครงการให้เป็น จึงได้กำหนดหัวข้อการอบรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ “การเขียนโครงการ” ในวันที่ 16, 30 ตุลาคม 2562 เวลา 13.00-15.30 ณ ห้องประชุม 212 ชั้น 2 อาคารบรรณสาร
ผู้เขียนได้เข้าร่วมกิจกรรมดังกล่าว โดยสรุป องค์ความรู์จากวิทยากร คือ ผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารสนเทศ มีดังนี้
โครงการ หมายถึง การวางแผนล่วงหน้าที่จัดทำขึ้นอย่างมีระบบ ประกอบด้วยกิจกรรมย่อยหลายกิจกรรมที่ต้องใช้ทรัพยากรในการดำเนินงาน และคาดหวังที่จะได้ผลตอบแทนอย่างคุ้มค่า แต่ละโครงการมีเป้าหมายเพื่อการผลิตหรือการให้บริการเพื่อเพิ่มพูนสมรรถภาพของแผนงาน การเขียนโครงการจึงเป็นส่วนสำคัญส่วนหนึ่งของการวางแผนที่จะทำให้องค์กรบรรลุผลสำเร็จตามเป้าหมาย โครงการที่ดำเนินการ ต้องมีความเชื่อมโยกับยุทธศาสตร์ของมหาวิทยาลัย ยุทธศาสตร์ของศูนย์บรรณสารสนเทศ แผนปฏิบัติงานของศูนย์บรรณสารสนเทศ ดังภาพ
ความพันธ์ที่เชื่อมโยงกับยุทธศาสตร์ของมหาวิทยาลัย
ผู้ที่เกี่ยวข้องในการทำโครงการ มีดังนี้
- ผู้อนุมัติ
- ผู้ทำโครงการ
- กลุ่มเป้าหมาย
- ผู้ประเมิน
ความสัมพันธ์กับผู้ที่เกี่ยวข้องในการทำโครงการ
ในการอบรม การเขียนโครงการครั้งนี้ ยึดแนวทางปฎิบัติตามแบบฟอร์มที่ทางกองแผนและพัฒนา มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ คือ แบบ 103 From-project-103 ซึ่งมีส่วนประกอบ ดังนี้
1. ชื่อโครงการ (Title of the project) ต้องเขียนให้ ชัดเจน สั้น กระชับ เข้าใจง่าย ดึงดูดความสนใจ และเฉพาะเจาะจงว่าจะทำอะไร และ บอกสาระและโครงการในเบื้องต้น
2. ผู้รับผิดชอบ(Project Organizer) หน่วยงานหรือสถาบันที่เป็นผู้จัดทำโครงการ
3. ลักษณะโครงการ (Type of the Project) เป็นโครงการประเภทใด เช่นการประชุมเชิงปฏิบัติการ หรือโครงการฝึกอบรม ฯลฯ
4. ความสอดคล้องกับพันธกิจและประเด็นยุทธศาสตร์ของมหาวิทยาลัย (ระบุพันธกิจและยุทธศาสตร์มหาวิทยาลัย)
5. หลักการและเหตุผล (Rationale) เป็นการอธิบายเหตุผลที่สนับสนุนความสำคัญของหัวเรื่องและความจำเป็นในการจัดทำโครงการ ซึ่งเป็นส่วนที่ยากที่สุด
ตัวอย่างการการเขียนหลักการและเหตุผล
ตัวอย่างหลักการและเหตุผล
6. วัตถุประสงค์ (Objectives) ของโครงการ ระบุวัตถุประสงค์ของการจัดทำโครงการเป็นข้อ ๆ ไม่ควรเกิน 3 ข้อ
ตัวอย่างการเขียน ชื่อโครงการและวัตถุประสงค์
ตัวอย่าง ชื่อโครงการและวัตถุประสงค์
ตัวอย่างประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ
ตัวอย่างประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ
7. ตัวชี้วัดความสำเร็จและเป้าหมายการดำเนินงาน (Indicators and Target) กำหนดตัวชี้วัดและเป้าหมายให้ชัดเจนเป็นข้อ ๆ ตามลำดับ
8. แผนงานดำเนินงาน (Operational Plan) ต้องทำแผนและเป้าหมายให้ชัดเจน ได้แก่
- สถานที่
- ระยะเวลา
- เป้าหมาย
9. ขั้นตอนการดำเนินงานกิจกรรม (Type of Delivery system) ขั้นตอนและวิธีการดำเนินการกิจกรรมที่เป็นขั้นตอนตามลำดับ ก่อน- หลัง หรือ อาจจะระบุเป็น P (Plan) D (Do) C (Check) A (Act)
ตัวอย่างแผนการดำเนินงานโครงการ
ตัวอย่างผลการดำเนินงาน
10. งบประมาณการรายได้ (Estimated Income) แจงรายละเอียดงบประมาณรายได้ให้ชัดเจน เช่น ค่าลงทะเบียน ฯลฯ
11. งบประมาณรายจ่าย (Estimated Expenditure) ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เช่น ค่าตอบแทนวิทยากร ค่าวัสดุอุปกรณ์ ค่าใช้สอย ฯลฯ
ตัวอย่างงบประมาณโครงการ
ตัวอย่างงบประมาณ
12. ผลที่คาดว่าจะได้รับภาพรวม (Expected Outcome) ผลที่คาดว่าจะได้รับจากการทำโครงการ โดยระบุประโยชน์ที่คิดว่าจะได้จากความสำเร็จเมื่อสิ้นสุดโครงการ เรียงลำดับเป็นข้อ ๆ และสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ มีผลผลิต (output) ผลลัพธ์ (outcome) หรือมีผลกระทบ (impact) อย่างไรบ้าง
ตัวอย่างผลผลิต ผลลัพธ์ และผลกระทบ
เมื่อโครงการสิ้นสุดแล้ว ต้องมีการประเมินผลโครงการ โดยพิจาณาได้ดังนี้
- เป็นการติดตาม การควบคุม การประเมินผลโครงการเพื่อให้โครงการบรรลุตามวัตถุประสงค์
- ควรระบุวิธีการที่ใช้ในการประเมินผลโครงการไว้ให้ชัดเจน
- ใช้เครื่องมืออะไรในการประเมินผล ระยะเวลาในการประเมินผลใครเป็นผู้ประเมิน ผลของการประเมินสามารถนำมาพิจารณาประกอบการดำเนินการเตรียมโครงการที่คล้ายคลึงหรือเกี่ยวข้องในเวลาต่อไป
การจัดกิจกรรมการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในครั้งนี้ทำให้ผู้เข้ารับการอบรม ได้มีความรู้ความเข้าใจและมีทักษะในการเขียนโครงการมากขึ้น และส่งผลให้กิจกรรมต่าง ๆ ของศูนย์บรรณสารสนเทศ มีรูปแบบการเขียนโครงการที่ชัดเจนและสามารถนำไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
