ศูนย์บรรณสารสนเทศ เป็นศูนย์รวมทรัพยากรสารสนเทศเพื่อการค้นคว้าและเรียนรู้ด้านจีนศึกษาและวิทยาศาสตร์สุขภาพ ดังนั้น ในการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ จึงต้องมีการบริหารจัดการเพื่อให้สอดคล้องกับงบประมาณที่ได้รับจากมหาวิทยาลัย ศูนย์บรรณสารสนเทศ ใช้ระบบห้องสมุด WorldShare Management Services (WMS) เพื่อบริหารจัดการตั้งแต่งบประมาณ การจัดเก็บระเบียนทรัพยากร การให้บริการยืม-คืน และงานอื่น ๆ ที่สนับสนุนงานของศูนย์บรรณสารสนเทศ
งบประมาณที่ได้รับจากมหาวิทยาลัย เริ่มตั้งแต่ตั้งแต่ 1 สิงหาคม – 31 กรกฏาคม (เริ่มนับตามปีการศึกษา) แผนกจัดหาและวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ สามารถดำเนินการจัดทำงบประมาณ โดยยึดหลักเกณฑ์ ดังนี้
หลักเกณฑ์การจัดทำงบประมาณ
- ดำเนินจัดสรรงบประมาณที่ได้รับจากมหาวิทยาลัยได้อย่างเหมาะสม
- จัดสรรงบประมาณให้คณะทุกคณะ และศูนย์บรรณสารสนเทศ
- การใช้จ่ายงบประมาณควรดำเนินการให้เป็นไปตามงบประมาณที่ได้รับการจัดสรร
การจัดสรรงบประมาณในระบบ WorldShare Management Services WMS ใน Module Acquisition มีวิธีการดังนี้
1. เข้าระบบ WMS ในส่วนของผู้ปฏิบัติงาน เลือก Module Acquisition
หน้าจอจะปรากฎดังนี้
2. คลิก Budget เพื่อเข้าไปจัดการเรื่องงบประมาณ
หน้าจอจะปรากฎดังนี้
3. เลือก New Budget
หน้าจอจะปรากฎดังนี้
เลือกรายการ Budget: New Budget กำหนดเป็น 1 year เพื่อให้สอดคล้องกับงบที่ได้รับจัดสรรจากมหาวิทยาลัย
ทำการเพิ่ม งบประมาณ ในเครื่องหมาย + ให้กับคณะต่าง ๆ ตามที่ได้จัดสรรจากมหาวิทยาลัยทุกคณะจนครบถ้วนและเหมาะสม
หน้าจอจะปรากฎ ดังนี้
- Fund Name ชื่อคณะวิชาที่ได้รับจัดสรรงงบประมาณ (โดยใช้ชื่อคณะเป็นภาษาอังกฤษ ตามตัวอย่าง)
- Fund code รหัสของคณะวิชานั้น ๆ (โดยกำหนดตัวอักษรย่อเป็นภาษาอังกฤษ ตามตัวอย่าง)
- Total Fund Budget รวมงบประมาณ
- Budget งบประมาณ
- Remaining Balance งบประมาณคงเหลือ
- Expended งบประมาณที่ใช้ไป
- Notes บันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
เมื่อดำเนินการจัดการงบประมาณครบทุกคณะวิชาครบถ้วนแล้วใน Module Acquisitions ต้องดำเนินการเปิดระบบงบประมาณ หรือ enable เพื่อเริ่มใช้งาน
หน้าจอที่จะปรากฎดังนี้
คลิก เครื่องหมายถูก ⁄ ที่ Enable for use state new และ คลิก ok
หน้าจอจะปรากฎ ดังนี้
Enable for use State Book able หมายถึง แสดงสถานะการเปิดใช้งานงบประมาณในปีการศึกษานั้น ๆ อย่างสมบูรณ์และกราฟแสดงการใช้งบประมาณอย่างชัดเจน
แผนกจัดหาและวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ ใช้ Module Acquisition เพื่อแยกรายการทรัพยากรสารสนเทศตรงกับงบประมาณได้อย่างชัดเจน และในแต่ละปีการศึกษา และสามารถวิเคราะห์งบประมาณให้สอดคล้องกับงบประมาณที่ได้รับจัดสรรจากมหาวิทยาลัยให้เป็นไปอย่างเหมาะสม เพื่อให้การจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศดำเนินการไปอย่างมีประสิทธิภาพ
