ศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ได้มีการสำรวจหนังสือประจำปี และพบว่า มีหนังสือจำนวนหนึ่งที่หาไม่พบ จึงได้ประชุมเพื่อหาสาเหตุและแนวทางป้องกันหนังสือหาไม่พบ โดยนำเป็นประเด็นความรู้/ปัญหา ในคณะกรรมการจัดการความรู้ของศูนย์บรรณสารฯ

จากการประชุมหัวหน้าแผนกทุกแผนก เพื่อระดมสมองหาสาเหตุถึงการหาหนังสือไม่พบ สามารถสรุปข้อสังเกต ได้ดังนี้

1. รายชื่อหนังสือที่หาไม่พบนั้น เป็นรายชื่อที่ไม่มีสถิติการยืม แต่อย่างใด
2. การบันทึกข้อมูลทางบรรณานุกรมของหนังสือ ตั้งแต่เริ่มนำข้อมูลเข้าระบบห้องสมุดอัตโนมัตินั้น พิมพ์ข้อมูลจากบัตรรายการ ซึ่งไม่ได้มีการสำรวจหนังสือมาก่อน ซึ่งอาจจะเป็นสาเหตุที่บันทึกไม่ตรงกับหนังสือที่มีอยู่จริงหรือไม่
3. การบันทึกข้อมูลทางบรรณานุกรมของหนังสือเข้าระบบนั้น มีการบันทึกซ้ำในรายการเดียวกัน
4. การบันทึกบาร์โคดเข้าระบบ มิได้มีการบันทึกจากตัวเล่มจริงที่อยู่บนชั้นหนังสือ ทำให้ไม่สามารถตรวจสอบได้อย่างแน่ชัดว่ารายการบรรณานุกรมของหนังสือแต่ละรายการนั้น มีจำนวนเล่มเท่ากับที่ปรากฏอยู่จริง
5. การนำหนังสือออกไปโดยที่มิได้มีการยืมจากระบบ

วิธีการดำเนินการ

1. งานทรัพยากรเรียนรู้ ใส่รหัสสถานภาพสำหรับรายการหนังสือที่ยังหาไม่พบ โดยใช้รหัสว่า “invent-miss” ซึ่งย่อมาจาก Inventory missing เพื่อให้แตกต่างระหว่างหนังสือที่หาย (Missing) โดยระบบจะล็อครายการบรรณานุกรมของหนังสือเล่มนั้นๆ
2. งานบริการสารสนเทศ ประกาศขอความร่วมมือจากบุคลากร นำหนังสือมาคืน กรณีที่มิได้ยืมจากระบบ
3. งานบริการสารสนเทศ ตรวจสอบหาตัวเล่มหนังสือรายการที่่ยังหาไม่พบอีกครั้ง เพื่อยืนยันจำนวน
4. งานบริการสารสนเทศ เปลี่ยนสถานภาพ “invent-miss” เป็น “Available” เมื่อได้รับหนังสือนั้นคืนมา
5. งานบริการกำหนดการสำรวจหนังสือ 2 ปี/ครั้ง ถ้าพบหนังสือที่อยู่ในรายชื่อดังกล่าว เปลี่ยนสถานภาพ “invent-miss” เป็น “Available”
6. งานบริการสารสนเทศ วิเคราะห์ ประเมิน และสรุปผลการดำเนินการ