หนังสือที่ผ่านการวิเคราะห์และลงรายการบรรณานุกรมในระบบห้องสมุดแล้ว จะถูกนำมาติดสันและประทับตราในตัวเล่ม ซึ่งเป็นกระบวนการในการเตรียมหนังสือเพื่อออกให้บริการ
ในการพิมพ์สันเพื่อติดหมวดหมู่ของหนังสือ มีขั้นตอนดังนี้
1. เข้าระบบ WMS โดยเข้าที่ URL https://hcu.share.worldcat.org/wms เพื่อ Login เข้าสู่ระบบ
2. เลือกโมดูล Metadata และไปที่ Record Manager – Scope เลือก My Library Holding และ นำเลข Barcode ของหนังสือที่งานวิเคราะห์ฯ ออกให้กับหนังสือเล่มนั้นๆ มาค้นหา และเลือกหนังสือที่ต้องการพิมพ์สันคลิกที่ชื่อเรื่องหนังสือ
3. เมื่อเลือกหนังสือที่ต้องการจะปรากฎหน้า การลงรายการบรรรณานุกรมหนังสือในระบบห้องสมุด ให้เลื่อนมาที่ LHR (คือ ส่วนของ item ของหนังสือ) และเลือกที่ Call Number คลิกไปที่แสดงหมวดหมู่หนังสือหรือที่บาร์โค้ดหนังสือ
4. เลือก Record และไปที่ Send to Label Print List
5. เมื่อเลือก Send to Label Print List จะปรากฏแทบสีเขียวด้านบน และไปที่ Export and Label Print Lists
6. เลือกที่ Label Print List และ Copy หมายเลข Call Number ให้ตรงกับหนังสือที่ต้องการพิมพ์สัน
7. เปิดโปรแกรม Excel นำหมายเลข Call Number มาวางในช่องและกำหนดตัวหนังสือให้เป็นรูปแบบเดียวกัน
– ใช้ฟ้อนต์ Times New Roman
– ขนาด 15
– ตัวหนา
ซึ่งในการพิมพ์แต่ละครั้ง สติ๊กเกอร์ลาเบล 1 แผ่น สามารถพิมพ์สันได้ 48 เล่ม เมื่อกำหนดขนาดตัวหนังสือ ตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อยแล้ว สั่งปริ้น
8. นำสติ๊กเกอร์ลาเบลที่มีหมายเลข Call Number มาติตดที่สันหนังสือ โดยติดให้ห่างจากขอบหนังสือด้านล่างขึ้นมา 2 นิ้ว
9. นำเทปใสมาติดทับสติ๊กเกอร์ลาเบล เพื่อรักษาไม่ให้สติ๊กเกอร์หลุดหรือชำรุดได้ง่าย
การที่ศูนย์บรรณสารสนเทศ ยังต้องพิมพ์สันบอกหมวดหมู่ของหนังสือจากโปรแกรมExcel เนื่องจากในระบบห้องสมุดมีช่องสำหรับพิมพ์สันมีจำนวน 8 ช่อง ส่วนสติ๊กเกอร์ที่ใช้สำหรับพิมพ์สันมีจำนวน 6 ช่อง จึงคงใช้วิธีการพิมพ์สันด้วยโปรแกรม Excel ต่อไป ทั้งนี้ กำลังอยู่ในระหว่างการหาสติ๊กเกอร์ที่มีความเหมาะสมในการพิมพ์สันจากระบบโดยตรงต่อไป
ขั้นตอนการประทับตรา ติดใบกำหนดส่ง
1. ประทับตรามหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ โดยจะประทับตราไว้ที่ปกในและหน้าสุดท้ายของหนังสือ แยกตราประทับตามภาษาของหนังสือ ในการประทับตรา ควรพิจารณาไม่ประทับตรงกับข้อความสำคัญของหนังสือ
2. ประทับตราศูนย์บรรณสารสนเทศ จะประทับตราศูนย์บรรณสารสนเทศ ไว้ที่หน้า 49 ของหนังสือ (ซึ่งเป็นหน้าลับเฉพาะ) และสันหนังสือทั้ง 3 ด้าน
3. ติดใบกำหนดส่งของหนังสือจะติดไว้หน้าสุดท้ายของหนังสือ ไม่ควรติดทับเนื้อหาหรือตัวอักษรของหนังสือ
