การตรวจรับพัสดุ เป็นขั้นตอนที่สำคัญขั้นตอนหนึ่งในการจัดซื้อจัดจ้างทั่วไป ศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ มีภารกิจอย่างหนึ่งในการจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศ เพื่อการสนับสนุนการเรียนการสอน การค้นคว้า วิจัย ของนักศึกษา อาจารย์ และบุคคลทั่วไป การได้มาซึ่งทรัพยากรสารสนเทศที่ศูนย์ฯ ดำเนินการจัดซื้อเองนั้น เมื่อได้จัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศตามขั้นตอนเรียบร้อย พร้อมได้รับตัวเล่มทรัพยากรแล้ว ศูนย์บรรณสารสนเทศ จะต้องตรวจรับทรัพยากรสารสนเทศทุกชิ้นและต้องสมบูรณ์ครบถ้วน โดยมีขั้นตอนการตรวจรับหนังสือ ดังนี้

1. กรอกแบบฟอร์มการขอรับการตรวจรับพัสดุ ส่งไปยังกองพัสดุ เพื่อนัดหมายให้มาตรวจรับหนังสือ เนื่องจากศูนย์บรรณสารสนเทศ ดำเนินการจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศด้วยตนเอง และระเบียบของมหาวิทยาลัย ต้องให้มีบุคลากรจากกองพัสดุมาเป็นกรรมการตรวจรับด้วย โดยกรรมการตรวจรับ ประกอบด้วย 3 คน คือ

–  ประธานคณะกรรมการ คือ ผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารสนเทศ

–  กรรมการ คือ บรรณารักษ์ที่ได้รับมอบหมายตามคำสั่งของศูนย์ฯ

–  กรรมการและเลขานุการ คือ เจ้าหน้าที่กองพัสดุ

2. นัดหมายบรรณารักษ์ ที่ได้รับมอบหมายในการตรวจรับ

3. ส่งแบบฟอร์มขอนัดการตรวจรับ

4. เตรียมหนังสือและเอกสารใบอนุมัติที่ได้รับการอนุมัติแล้ว พร้อมพิมพ์ใบลงความเห็นการตรวจรับเพื่อเตรียมให้ตรวจรับ

ตัวอย่างใบตรวจรับหนังสือ

หลักเกณฑ์ในการตรวจรับทรัพยากรสารสนเทศ

1.  ตรวจทรัพยากรให้ถูกต้องครบถ้วน ตามหลักฐานในใบส่งของ  (Invoice)/ใบเสร็จรับเงิน ทั้งจำนวนและรายละเอียดของทรัพยากร

2.  เมื่อตรวจสอบครบถ้วนแล้ว ลงชื่อกรรมการตรวจรับในเอกสารตรวจรับ ทั้ง 3  ท่าน ไว้เป็นหลักฐาน อย่างน้อย 2 ฉบับ เพื่อดำเนินการเบิกจ่ายตามระเบียบของมหาวิทยาลัยต่อไป

ตัวอย่างแบบฟอร์มการขอรับการตรวจรับพัสดุ

แบบฟอร์มขอรับการตรวจรับพัสดุ

ตัวอย่างใบส่งของ

ใบส่งสินค้า

การตรวจรับหนังสือและทรัพยากรสารสนเทศ  จะต้องให้ตรงกับใบขออนุมัติ ตรวจดูจำนวนและความความถูกต้อง ภายใน 5 วันทำการนับตั้งแต่วันที่ได้รับอนุมัติเอกสารจัดซื้อ เมื่อตรวจรับเสร็จแล้วให้ดำเนินการนำหนังสือส่ง Catalog พร้อมใบส่งของ และนำเอกสารที่ขออนุมัติส่งตัวจริงเข้ากองคลัง และถ่ายเอกสารเพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานที่ศูนย์บรรณสารสนเทศต่อไป