ตามภารกิจของ ศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ในการทำหน้าที่เป็นหน่วยงานสนับสนุนการเรียนรู้ นั้น การดำเนินการต่างๆ จึงมีไฟล์เอกสารทั้งที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงาน การปฏิบัติงาน การให้บริการของศูนย์ฯ อยู่เป็นจำนวนมาก  มีการจัดเก็บไฟล์เอกสารสำหรับการบริหารงาน และการดำเนินงานของผู้บริหาร และหัวหน้าแผนก อยู่ในแพลตฟอร์มหนึ่ง ซึ่งมีการบันทึกข้อมูลต่างๆ  และผู้มีสิทธิ์สามารถเข้าไปบันทึกและแก้ไขในการทำงานร่วมกัน แต่เนื่องจากมีการจำกัดสิทธิ์ใช้เฉพาะผู้บริหารและหัวหน้าแผนก และมีวิธีการใช้ที่ต้องศึกษาและใช้งานอย่างสม่ำเสมอ จึงจะเกิดความคล่องตัวในการใช้งาน รวมทั้งต้องมีทักษะในการบันทึกเรื่องราว  และจัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ของมหาวิทยาลัย  รวมทั้งการใช้ Thumb drive หรือ external drive ในการแบ่งปันการใช้ไฟล์ร่วมกัน อาจจะมีปัญหาเรื่องการติดไวรัสคอมพิวเตอร์ตามมา และด้วยมหาวิทยาลัยฯ มีการจัดซื้อ Microsoft 365 ซึ่งมีโปรแกรมในการจัดเก็บไฟล์ และใช้ไฟล์ร่วมกันผ่าน cloud จึงเกิดความสะดวกในการใช้ไฟล์เอกสารต่างๆ มากขึ้น  ทำให้ต้องเริ่มมีการวางแผนในการจัดการไฟล์เอกสารต่างๆ ให้เป็นระบบ การวางแนวทางในการปฏิบัติงานร่วมกัน เพื่อให้บุคลากรสามารถเข้าใช้และทำงานร่วมกันต่อไปได้ในวงกว้างมากขึ้น แม้ว่าจะไม่ได้เป็นการบันทึกเรื่องราว เหมือนกับแพลตฟอร์มที่ใช้ในปัจจุบัน แต่เพื่อความสะดวกของบุคลากรส่วนใหญ่

Pain Point: (ปัญหา)
1. บุคลากรลดน้อยลง ต้องมอบหมายงานให้บุคลากรอื่นมาปฏิบัติงานแทน
2. เอกสารอยู่ที่ตัวบุคลากร  ไม่มีการส่งมอบไฟล์เอกสาร อย่างเป็นทางการเพื่อให้บุคลากรอื่นๆ สามารถใช้ไฟล์เอกสารและทำงานร่วมกันหรือทำงานทดแทนกันได้
3. ไม่มีการจัดการหรือจัดเก็บไฟล์เอกสารต่างๆ อย่างเป็นระบบเพื่อให้สามารถจัดเก็บและค้นได้
4. เอกสารมีการสูญหาย หรือเปิดอ่านจากสื่อที่บันทึกไม่ได้
5. ความไม่ปลอดภัยในการจัดเก็บไว้ที่คอมพิวเตอร์ของบุคลากร
6. ไม่มีพื้นที่มากพอในการจัดเก็บไฟล์เอกสารต่างๆ  (ในส่วนของบุคลากร และหน่วยงานอื่นที่ส่งไฟล์เอกสาร/สื่อบันทึกอื่นๆ แทนการใช้กระดาษ)

การวิเคราะห์หาสาเหตุ และเสนอแนวทางการแก้ปัญหา:

ศูนย์บรรณสารสนเทศ จึงได้ร่วมกันพิจารณาหาแนวทางการบริหารจัดการไฟล์เอกสารและการใช้ไฟล์เอกสารในระบบส่วนกลาง เพื่อเป็นการบริหารความเสี่ยง และเพื่อเป็นการหาแนวปฏิบัติที่ดีในการบริหารจัดการและการใช้ไฟล์เอกสาร เพื่อการปฏิบัติงานของศูนย์บรรณสารสนเทศ  จึงได้จัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้จากบุคลากรแต่ละแผนก/งาน จำนวน 4 ครั้ง โดยแต่ละครั้งได้ข้อคิดมาจัดทำเป็นแนวปฏิบัติที่ดี

ครั้งที่ 1  วันที่ 16 ธันวาคม 2565  มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้เฉพาะกลุ่มผู้บริหาร ได้แก่ ผู้อำนวยการ หัวหน้าแผนก และนักเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในเรื่องการบริหารจัดการไฟล์ การใช้ไฟล์เอกสาร ที่จัดเก็บไว้ในระบบส่วนกลาง เกิดเป็นแนวปฏิบัติในการพิจารณาไฟล์ที่ต้องนำมาใส่ใน One drive แนวปฏิบัติในการจัดการโฟลเดอร์ และไฟล์

ครั้งที่ 2 วันที่  22 มีนาคม 2566   มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้เฉพาะกลุ่มผู้บริหาร ได้แก่ ผู้อำนวยการ หัวหน้าแผนก โดยเป็นการพิจารณาการจัดทำโฟลเดอร์  การนำไฟล์เอกสารต่างๆ ที่นำเข้า และมีการปฏิบัติงานจริง ผ่านการใช้ One drive  มีการปรับปรุงไฟล์เอกสารบางประเภทให้อยู่ในโฟลเดอร์ ที่ความเหมาะสม

ครั้งที่ 3 วันที่ 27 มีนาคม 2566  เป็นการจัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้กับบุคลากรทั้งศูนย์ฯ จึงต้องจัดแบ่งเป็น 2 รอบ รอบแรก เวลา 9.00-11.00 น. และรอบสอง เวลา 13.30-15.00 น. โดยเป็นการสื่อสารวัตถุประสงค์ ในการนำ One drive มาใช้ และแนวทางการจัดการไฟล์ต่างๆ ที่ร่างมาแล้วนำเสนอ  ได้มีการเสนอโฟลเดอร์และไฟล์ต่างๆ ที่น่าจะเป็นประโยชน์ต่อทั้งศูนย์ เช่น ไฟล์ตารางการปฏิบัติงานล่วงเวลา ไฟล์ข้อมูลการเปิดให้บริการในแต่ละภาคการศึกษา โฟลเดอร์ภาพกิจกรรมของศูนย์ฯ เป็นต้น

ครั้งที่ 4  วันที่  26 เมษายน 2566   จัดแบ่งเป็น 2 รอบ รอบแรก เวลา  09.30       สำหรับบุคลากรที่มีสิทธิ์ในการเข้าไปดูไฟล์ อย่างเดียว และรอบสอง เวลา 13.30 น. สำหรับบุคลากรที่มีสิทธิ์ในการใช้ไฟล์  เพื่อแนะนำการเข้าไปดูไฟล์และการเข้าไปใช้ไฟล์ตามสิทธิ์ที่ได้รับมอบหมาย

จากกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ทั้ง 4 ครั้ง สามารถนำมาสรุปเป็นแนวปฏิบัติที่ดีในการบริหารจัดการไฟล์เอกสารเพื่อการปฏิบัติงานของศูนย์บรรณสารสนเทศ ได้ดังนี้

ที่มาและวัตถุประสงค์ ในการพิจารณานำ One drive มาใช้ในการบริหารจัดการไฟล์เอกสารของศูนย์บรรณสารสนเทศ  ดังนี้  Read the rest of this entry »