ทรัพยากรสารสนเทศ ที่แจ้งหายคือ ทรัพยากรสารสนเทศ ที่ผู้ใช้บริการ เช่น อาจารย์ เจ้าหน้าที่ และนักศึกษา ทำหายระหว่างการยืม ส่วนใหญ่เป็นหนังสือ เมื่อผู้ใช้ทำหายให้มาติดต่อเขียนแบบฟอร์มการแจ้งหายที่เคาน์เตอร์ ชั้น 1 งานบริการยืม – คืน ซึ่งงานบริการยืม – คืน จะมีแบบฟอร์มให้กรอกรายละเอียดของทรัพยากรสารสนเทศเล่มที่ได้ทำหาย ถ้ายังไม่ถึงวันกำหนดส่ง ก็จะไม่มีค่าปรับ
ในประกาศมหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ที่ 44/2536 ประกาศ ณ วันที่ 15 ตุลาคม 2536 เรื่องการใช้ห้องสมุด หมวด 8 หน้าที่และความรับผิดชอบของผู้ใช้ห้องสมุดและผู้ยืมทรัพยากรสารสนเทศ ข้อ 27 ผู้ยืมทรัพยากรสารสนเทศต้องรับผิดชอบดังต่อไปนี้
(3) เมื่อมีการสูญหาย ผู้ยืมจะต้องชดใช้ทรัพยากรสารสนเทศนั้นเป็นการทดแทน ในกรณีที่เป็นทรัพยากรสารสนเทศที่ไม่สามารถจะหาซื้อได้อีก หรือไม่ทราบราคา และผู้ยืมไม่สามารถจะหามาแทนได้ ผู้ยืมจะต้องชดใช้เป็นจำนวนเงินตามที่ศูนย์บรรณสารสนเทศเห็นสมควร
ในปัจจุบันได้กำหนดค่าปรับเกินกำหนดส่งวันละ 5 บาทต่อเล่ม และค่าปรับสูงสุดอยู่ที่จำนวนเงิน 300 บาท หากผู้ใช้มาแจ้งการทำทรัพยากรสารสนเทศสูญหาย ก็จะคิดค่าปรับตามจำนวนวัน และเป็นจำนวนเงินดังกล่าว พร้อมด้วยค่าดำเนินการในการจัดทำอีก เล่มละ 50 บาท หลังจากการกรอกแบบฟอร์มการแจ้งหายแล้วจะให้เวลาผู้ใช้ในการหาซื้อ หรือจัดทำเป็นเวลา 14 วัน โดยบุคลากรผู้ที่รับการแจ้งหายจะให้คำแนะนำการปฏิบัติ เช่น ให้ซื้อทรัพยากรสารสนเทศชื่อเดียวกัน แต่เป็นปีพิมพ์ที่ทันสมัยกว่า หรือปีพิมพ์ล่าสุด ราคาไม่น้อยกว่าเล่มที่สูญหาย กรณีหาซื้อไม่ได้ให้ไปถ่ายสำเนาทรัพยากรสารสนเทศ ชื่อเดียวกันมาดำเนินการจัดทำรูปเล่มให้เรียบร้อย นำมาทดแทน หรือเมื่อตรวจสอบฐานข้อมูลแล้วยังมีทรัพยากรสารเทศ เนื้อหาเดียวกันแต่เป็นคนละชื่อเรื่อง ก็สามารถซื้อมาทดแทนได้เช่นกัน
เมื่อกรอกข้อมูลในแบบฟอร์มและรับทรัพยากรสารสนเทศแล้ว งานบริการสารสนเทศจะนำส่งใบสำเนาการแจ้งหาย (สีเหลือง) พร้อมทรัพยากรสารสนเทศที่ผู้ใช้ซื้อมาทดแทน ส่งที่แผนกจัดหาและวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ เพื่อดำเนินการทำข้อมูลประวัติสิ่งพิมพ์ที่แจ้งหาย โดยบรรณารักษ์ที่ได้รับมอบหมายทำการวิเคราะห์หมวดหมู่ และทำข้อมูลทดแทนหรือข้อมูลทรัพยากรสารสนเทศระเบียนใหม่เข้าในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ และติดสัน ประทับตราให้เรียบร้อย เพื่อนำส่งแผนกบริการสารสนเทศต่อไป
